房产租赁业务财务管控
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时间：2017-08-21
一、问题存在的表象揭示
租赁业务涉及三个管理要点，它们分别是“出租单元”、“租赁合同”和“租金管理”，这三者之间相互联系、相辅相成、缺一不可。业务与财务两个条线的工作基本是围绕这三个要点开展的，但在具体工作中，由于财务人员获取信息滞后或未参与相关管理工作，往往形成管理被动的局面，例如：业务部门签订合同滞后，租户已装修或进驻，财务却仍未拿到合同确认租金收入；一些客户中途退租，却已享受了免租期，财务人员无法合理确认客户的退赔损失；大楼内部分出租单元已重新切分，财务人员因无法得到确切信息而不能统计实际出租面积和空置面积；不同客户有不同的免租期且具体时间无定格；又如：租金收入的确认标准不统一，有的分摊免租期确认收入，有的在免租期内不确认收入；一些未收妥款项不在账内体现等等。
二、问题表象背后的深层原因分析
出现以上问题基本可以归结为业务与财务在租赁业务的流程控制中，由于信息不对称或者制度设计缺陷导致的管理脱节，大致有以下6大类情况：
（一）由于免租期政策的不规范导致会计核算不能准确反映实际业务情况
免租期的不规范，主要源于人们对“免租期”这一概念认识的误区，免租期是物业管理及物业收费的概念，租约则是一个规范标准，它是对应标准租金收取的合约，它有利于一个会计年度真实反映租期收益的结果。用一种通俗的讲法即“免租期实际上说明物业还未符合标准出租的要求”，正是由于客户要进驻单元之前需要装修或整理场地，才会给予免租期，等这些事情完成了，客户才能正式进驻并处于租赁状态，因此，免租期不应纳入租约，租约内的租期是客户处于实际租赁状态的体现。
只要明确了以上概念，由于免租期而产生的会计核算问题基本能迎刃而解，也不会出现免租期发生时间无规律、长短无规律的情况，因为实际上此类情况属于给租户变相的优惠，是一个营销措施，而不应是一个免租期的问题。
（二）财务人员未参与租赁合同会签导致财务管理脱节
财务人员没有参与合同会签的后果是财务人员往往需要等到业务人员提供合同时，才能够了解合同信息并确认收入，这样的时间差往往会导致实际的出租情况与会计核算的结果不符。另外，租赁合约的会签迟于租户实际入驻时间，也是导致收入确认滞后的重要原因。
（三） 由于对可供出租单元的变动或重新切分的情况不了解而无法编制有效的管理台账
编制租赁管理台账应分为两个层次，一个是对于总体情况的反映，一个则是对于具体情况（具体出租单元）的反映。总体情况应反映一栋大楼内的可供出租面积、已签合同面积、续租面积、期末招商面积、新租面积和期末空置面积的总体情况，但要保证总体情况的准确无误，必须对楼内每一个具体出租单元的面积有准确的计量结果，然而，为了业务需要，楼内每个出租单元经常是重新切分的，这一点本身无可厚非，但是财务人员若不能掌握此类信息，就难以统计出正确的实租面积和空置面积，时间长了容易产生管理漏洞。
（四）客户中途退租手续及流程不规范导致经济利益可能流失
客户中途退租本身属于不可控事件，这一点毋庸置疑，但关键是要了解客户退租的准确时间，这样就可以对照合同，确认客户的违约成本，若财务只能依据业务人员提供的信息来确认中途退租的时点及后续处理事项，那么就有可能导致退赔金额与实际不符的情况发生。
（五）应收租金及坏账处理的管控流程不齐全导致核算偏差或经济利益可能流失
出现应收账款较长时间不能收回且账内不体现的情况可能有三种原因：第一，没有按照权责发生制确认收入；第二、合同遗漏导致账实不符；第三、财务人员未能与业务人员和法务人员及时沟通。
（六）由于租金定价及客户选择规定的不明确导致财务预测及分析失准
租金定价应有明确的标准，它应和客户信用、租金多少、楼面位置和市面行情密切挂钩，这样亦有助于财务人员进行对比分析、形成经验数据，进而确保收入预算的合理性，此外，也有助于规范招商人员的营销措施，让管理层制定切合实际的招商战略和计划，反之，则难以形成可持续的经营模式。
三、解决问题的财务管控措施
要解决以上问题，还须财务和业务两个条线密切配合，一方面应修订相关的财务制度、完善分析方法，对租赁业务作出合理的业绩评价，另一方面应通过完善租赁业务流程来避免具体工作中的信息不对称问题导致的财务管控脱节。客观的讲，其中一部分工作可以由财务人员自行完善，但还有一部分两个条线共同参与的工作，则需要业务和财务共同努力完成。
财务条线可自行完善的工作主要涉及核算和分析两块。
核算方面，首先要制定一套合理的收入确认制度，前文中已提到“免租期”不应进入租赁合同，所以收入的确认就应按照租户实际达到可租赁的状态为收入计量的起点，这样合同与核算就一致了，合同中规定的月租金也就是每一期的收入，还有，当客户出现超付或多付的情况下，收入的计量仍应以客户当月的实租天数来确认相应的月租金，而不应草率的确认一整月的租金；其次，要设计一套规范的台账格式以便于记录和反映可供出租单元的变化情况，台账必须反映出 “可供出租单元-合同信息-租金信息”三者相互对应的关系，最好每月一报；再次，租赁分析应围绕各种类型的面积、收入、单价、出租率和空置率，做描述性统计分析并画出趋势图，此类经验数据均可以作为管理层制定预算和定价的参考。
财务和业务协同配合的事项则有如下六個方面：①共同参与租赁合同的会签，使财务人员在第一时间参与合同管理并了解相关信息②对于租金的催讨和债务纠纷处理因形成一套业务和财务共同参与的管控机制，杜绝未收租金不入账的情况发生③业务和财务人员应在以往经验数据的基础上结合市场情况制订相应的定价策略④对于续租的优惠措施方面，财务人员应根据实际核算和分析的情况提供参考意见，业务人员应加以重视并将此作为续租优惠的重要依据⑤对于中途退租和租户退赔损失的确认应严格按照合同约定和实际租金支付情况分析和执行⑥业务人员应按照财务部门的要求登记租赁面积台账，及时反映可供出租单元变动和再切分的情况。
参考文献：
[1]潘建国.内控制度建设下房产租赁管理的强化策略探究[J].财经界（学术版），2016，（7）：87+97.
[2]王彬.试析房产租赁业务中的风险控制与防范[J].财经界（学术版），2014，（19）：114.
[3]舒娜，陈春梅.房产租赁业务之财税处理[J].财会月刊，2012，（13）：17-18.
作者简介：
陈勇，上海中虹（集团）有限公司。
租赁业务涉及三个管理要点，它们分别是“出租单元”、“租赁合同”和“租金管理”，这三者之间相互联系、相辅相成、缺一不可。业务与财务两个条线的工作基本是围绕这三个要点开展的，但在具体工作中，由于财务人员获取信息滞后或未参与相关管理工作，往往形成管理被动的局面，例如：业务部门签订合同滞后，租户已装修或进驻，财务却仍未拿到合同确认租金收入；一些客户中途退租，却已享受了免租期，财务人员无法合理确认客户的退赔损失；大楼内部分出租单元已重新切分，财务人员因无法得到确切信息而不能统计实际出租面积和空置面积；不同客户有不同的免租期且具体时间无定格；又如：租金收入的确认标准不统一，有的分摊免租期确认收入，有的在免租期内不确认收入；一些未收妥款项不在账内体现等等。
二、问题表象背后的深层原因分析
出现以上问题基本可以归结为业务与财务在租赁业务的流程控制中，由于信息不对称或者制度设计缺陷导致的管理脱节，大致有以下6大类情况：
（一）由于免租期政策的不规范导致会计核算不能准确反映实际业务情况
免租期的不规范，主要源于人们对“免租期”这一概念认识的误区，免租期是物业管理及物业收费的概念，租约则是一个规范标准，它是对应标准租金收取的合约，它有利于一个会计年度真实反映租期收益的结果。用一种通俗的讲法即“免租期实际上说明物业还未符合标准出租的要求”，正是由于客户要进驻单元之前需要装修或整理场地，才会给予免租期，等这些事情完成了，客户才能正式进驻并处于租赁状态，因此，免租期不应纳入租约，租约内的租期是客户处于实际租赁状态的体现。
只要明确了以上概念，由于免租期而产生的会计核算问题基本能迎刃而解，也不会出现免租期发生时间无规律、长短无规律的情况，因为实际上此类情况属于给租户变相的优惠，是一个营销措施，而不应是一个免租期的问题。
（二）财务人员未参与租赁合同会签导致财务管理脱节
财务人员没有参与合同会签的后果是财务人员往往需要等到业务人员提供合同时，才能够了解合同信息并确认收入，这样的时间差往往会导致实际的出租情况与会计核算的结果不符。另外，租赁合约的会签迟于租户实际入驻时间，也是导致收入确认滞后的重要原因。
（三） 由于对可供出租单元的变动或重新切分的情况不了解而无法编制有效的管理台账
编制租赁管理台账应分为两个层次，一个是对于总体情况的反映，一个则是对于具体情况（具体出租单元）的反映。总体情况应反映一栋大楼内的可供出租面积、已签合同面积、续租面积、期末招商面积、新租面积和期末空置面积的总体情况，但要保证总体情况的准确无误，必须对楼内每一个具体出租单元的面积有准确的计量结果，然而，为了业务需要，楼内每个出租单元经常是重新切分的，这一点本身无可厚非，但是财务人员若不能掌握此类信息，就难以统计出正确的实租面积和空置面积，时间长了容易产生管理漏洞。
（四）客户中途退租手续及流程不规范导致经济利益可能流失
客户中途退租本身属于不可控事件，这一点毋庸置疑，但关键是要了解客户退租的准确时间，这样就可以对照合同，确认客户的违约成本，若财务只能依据业务人员提供的信息来确认中途退租的时点及后续处理事项，那么就有可能导致退赔金额与实际不符的情况发生。
（五）应收租金及坏账处理的管控流程不齐全导致核算偏差或经济利益可能流失
出现应收账款较长时间不能收回且账内不体现的情况可能有三种原因：第一，没有按照权责发生制确认收入；第二、合同遗漏导致账实不符；第三、财务人员未能与业务人员和法务人员及时沟通。
（六）由于租金定价及客户选择规定的不明确导致财务预测及分析失准
租金定价应有明确的标准，它应和客户信用、租金多少、楼面位置和市面行情密切挂钩，这样亦有助于财务人员进行对比分析、形成经验数据，进而确保收入预算的合理性，此外，也有助于规范招商人员的营销措施，让管理层制定切合实际的招商战略和计划，反之，则难以形成可持续的经营模式。
三、解决问题的财务管控措施
要解决以上问题，还须财务和业务两个条线密切配合，一方面应修订相关的财务制度、完善分析方法，对租赁业务作出合理的业绩评价，另一方面应通过完善租赁业务流程来避免具体工作中的信息不对称问题导致的财务管控脱节。客观的讲，其中一部分工作可以由财务人员自行完善，但还有一部分两个条线共同参与的工作，则需要业务和财务共同努力完成。
财务条线可自行完善的工作主要涉及核算和分析两块。
核算方面，首先要制定一套合理的收入确认制度，前文中已提到“免租期”不应进入租赁合同，所以收入的确认就应按照租户实际达到可租赁的状态为收入计量的起点，这样合同与核算就一致了，合同中规定的月租金也就是每一期的收入，还有，当客户出现超付或多付的情况下，收入的计量仍应以客户当月的实租天数来确认相应的月租金，而不应草率的确认一整月的租金；其次，要设计一套规范的台账格式以便于记录和反映可供出租单元的变化情况，台账必须反映出 “可供出租单元-合同信息-租金信息”三者相互对应的关系，最好每月一报；再次，租赁分析应围绕各种类型的面积、收入、单价、出租率和空置率，做描述性统计分析并画出趋势图，此类经验数据均可以作为管理层制定预算和定价的参考。
财务和业务协同配合的事项则有如下六個方面：①共同参与租赁合同的会签，使财务人员在第一时间参与合同管理并了解相关信息②对于租金的催讨和债务纠纷处理因形成一套业务和财务共同参与的管控机制，杜绝未收租金不入账的情况发生③业务和财务人员应在以往经验数据的基础上结合市场情况制订相应的定价策略④对于续租的优惠措施方面，财务人员应根据实际核算和分析的情况提供参考意见，业务人员应加以重视并将此作为续租优惠的重要依据⑤对于中途退租和租户退赔损失的确认应严格按照合同约定和实际租金支付情况分析和执行⑥业务人员应按照财务部门的要求登记租赁面积台账，及时反映可供出租单元变动和再切分的情况。
参考文献：
[1]潘建国.内控制度建设下房产租赁管理的强化策略探究[J].财经界（学术版），2016，（7）：87+97.
[2]王彬.试析房产租赁业务中的风险控制与防范[J].财经界（学术版），2014，（19）：114.
[3]舒娜，陈春梅.房产租赁业务之财税处理[J].财会月刊，2012，（13）：17-18.
作者简介：
陈勇，上海中虹（集团）有限公司。
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