优化企业档案数字化工作
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编辑：admin
时间：2017-11-14
一、优化企业档案数字化工作的重要性
一方面，档案数字化能使企业档案原件得到有效的保护。数字化档案可以替代档案原件被使用，原件得到保护，且数字化档案副本能实现异地保存，有效预防因保管条件较差或自然灾害等而发生霉变、潮湿以及虫蛀等问题，威胁档案安全，即便损坏档案原件，只要存在电子文件，就能替代原件，避免档案受到毁灭性破坏。另一方面，档案数字化能优化企业档案利用方式。数字化档案能同时供多人使用，不再面临孤本问题的制约，且数字文件能通过计算机在企业局域网实施异地传输，实现异地调阅利用，扩大利用企业档案的空间，提高档案利用率。如今，档案数字化已经成为企业从传统档案管理走向数字档案管理的必由之路，优化企业档案数字化工作至关重要。
二、优化企业档案数字化工作的具体措施
（一）坚持优化企业档案管理基础工作。一是企业在优化档案数字化工作时务必要有所选择，没有必要不加选择地针对全部的档案资源实施数字化处理。所以企业在档案工作实践中要按照自身生产经营实际，明确所收藏的哪些档案资源需要数字化或优先数字化，哪些无需数字化。二是科学选择扫描企业纸质档案的参数，这对扫描数字影像的质量有重要影响，尤其是扫描分辨率，它和扫描文件的还原效果、清晰度等有直接关系，选择的扫描分辨率参数值越大，扫描出的纸质档案就越清晰，此时必须增加扫描的时间以及存储的空间，反之纸质档案扫描质量就会降低。所以在选择分辨率时务必要综合考虑实际需求，涵盖扫描文件的存储空间、可阅读性以及输出打印质量等。三是全程控制企业档案数字化工作的优化，即在优化档案数字化工作的整个过程均要重视检查质量。具体包括：在数字化之前严格检查档案整理情况，保证需要数字化的企业档案原件有序、完整，预先整理、修复对扫描质量有影响的档案原件；在数字化之后要做好检查数据质量的工作，即在扫描文件图像之后要保持企业档案原貌，正确摆放幅面、字迹清晰而真实、亮度适当，避免发生漏扫、错扫等问题，如果文件图像质量不过关必须重新扫描；检查数据连接情况，依托机读目录数据库连接已经扫描的企业档案数字文件，保持一一对应。
（二）围绕企业发展丰富档案管理内容。为提高管理水平，适应时代发展需要，企业档案管理需增添对现代企业发展有利的档案工作新内涵、新内容。在企业档案数字化工作中，依赖高科技对影像、数字资料等进行归档管理，档案载体因此变得丰富多样，包括电子图表、电子合同以及电子档案等，它通过数据库的形式贮存电子文本，方便使用者及时调阅、查找大量信息。所以建立档案数据库是优化档案数字化工作和管理现代信息档案较为先进的方法，能使企业的发展获得有效而翔实的原始资料。在建立档案数据库时应围绕企业发展要求科学分类，持续增设新的内容。在企业实现对档案的数字化集中管理之后，案卷质量得到保证，促进档案的规范化管理，同时提高企业档案管理工作效率。但企业要依托最新的管理信息化软件尽快实行文书档案的文件级录入、其他档案的案卷级录入以及技术类、员工人事等档案的两级录入，形成企业纸质档案、电子档案管理的并存共用机制。另外，要及时建立科学的、合理的数据库检索方式，对档案管理工作实施数字化、信息化管理，提高管理效果。
（三）保证企业档案信息利用的安全性。较图书馆面向普通公众公开信息不同，企业档案信息对于使用者有限定条件，面临相当严格的保密要求，保证安全性。所以企业在优化档案数字化工作时要重视档案信息的安全与保密，形成健全的保密制度与安全技术保障。企业要完善利用档案信息的保密制度，禁止携带摄像设备、移动通信设备、移动介质等进入档案阅览室等场所；加大对档案信息安全管理的力度，在信息管理系统里标识涉密电子档案的密级，通过安全传输协议传输文件，存储在服务器上的涉密档案信息也要使用加密设备，做好加密处理；依托统一身份认证系统认证进入信息管理系统查阅企业数字化档案用户的身份，保证用户身份的唯一性、合法性以及真实性；控制系统的访问权限，设置访问档案信息管理系统的访问控制策略，控制不同用户利用档案信息的权限，同时严格控制用户阅读、打印或复制加密档案信息，保证档案信息不被非法访问、违法使用，切实保证企业档案信息利用的安全性，从而进一步优化企业档案数字化工作。
三、结语
科技在不断发展和进步，档案数字化是企业的必然选择，企业在新的时代背景下务必要进一步提高对企业档案数字化工作的重视度，积极探索档案数字化工作的新思路、新方法，大力优化档案数字化工作，达到企业档案日常管理与数字化工作的协调统一发展，从而显著提高企业档案管理水平，夯实发展企业的基础。
【参考文献】
[1]于静.公司档案数字化建设的创新探索[J].中国管理信息化，2016（19）：191-192.
[2]顾湘君，武晓磊.大力推进档案数字化管理 加强和改进企业档案管理工作[J].科技与创新，2015（22）：47-48.
一方面，档案数字化能使企业档案原件得到有效的保护。数字化档案可以替代档案原件被使用，原件得到保护，且数字化档案副本能实现异地保存，有效预防因保管条件较差或自然灾害等而发生霉变、潮湿以及虫蛀等问题，威胁档案安全，即便损坏档案原件，只要存在电子文件，就能替代原件，避免档案受到毁灭性破坏。另一方面，档案数字化能优化企业档案利用方式。数字化档案能同时供多人使用，不再面临孤本问题的制约，且数字文件能通过计算机在企业局域网实施异地传输，实现异地调阅利用，扩大利用企业档案的空间，提高档案利用率。如今，档案数字化已经成为企业从传统档案管理走向数字档案管理的必由之路，优化企业档案数字化工作至关重要。
二、优化企业档案数字化工作的具体措施
（一）坚持优化企业档案管理基础工作。一是企业在优化档案数字化工作时务必要有所选择，没有必要不加选择地针对全部的档案资源实施数字化处理。所以企业在档案工作实践中要按照自身生产经营实际，明确所收藏的哪些档案资源需要数字化或优先数字化，哪些无需数字化。二是科学选择扫描企业纸质档案的参数，这对扫描数字影像的质量有重要影响，尤其是扫描分辨率，它和扫描文件的还原效果、清晰度等有直接关系，选择的扫描分辨率参数值越大，扫描出的纸质档案就越清晰，此时必须增加扫描的时间以及存储的空间，反之纸质档案扫描质量就会降低。所以在选择分辨率时务必要综合考虑实际需求，涵盖扫描文件的存储空间、可阅读性以及输出打印质量等。三是全程控制企业档案数字化工作的优化，即在优化档案数字化工作的整个过程均要重视检查质量。具体包括：在数字化之前严格检查档案整理情况，保证需要数字化的企业档案原件有序、完整，预先整理、修复对扫描质量有影响的档案原件；在数字化之后要做好检查数据质量的工作，即在扫描文件图像之后要保持企业档案原貌，正确摆放幅面、字迹清晰而真实、亮度适当，避免发生漏扫、错扫等问题，如果文件图像质量不过关必须重新扫描；检查数据连接情况，依托机读目录数据库连接已经扫描的企业档案数字文件，保持一一对应。
（二）围绕企业发展丰富档案管理内容。为提高管理水平，适应时代发展需要，企业档案管理需增添对现代企业发展有利的档案工作新内涵、新内容。在企业档案数字化工作中，依赖高科技对影像、数字资料等进行归档管理，档案载体因此变得丰富多样，包括电子图表、电子合同以及电子档案等，它通过数据库的形式贮存电子文本，方便使用者及时调阅、查找大量信息。所以建立档案数据库是优化档案数字化工作和管理现代信息档案较为先进的方法，能使企业的发展获得有效而翔实的原始资料。在建立档案数据库时应围绕企业发展要求科学分类，持续增设新的内容。在企业实现对档案的数字化集中管理之后，案卷质量得到保证，促进档案的规范化管理，同时提高企业档案管理工作效率。但企业要依托最新的管理信息化软件尽快实行文书档案的文件级录入、其他档案的案卷级录入以及技术类、员工人事等档案的两级录入，形成企业纸质档案、电子档案管理的并存共用机制。另外，要及时建立科学的、合理的数据库检索方式，对档案管理工作实施数字化、信息化管理，提高管理效果。
（三）保证企业档案信息利用的安全性。较图书馆面向普通公众公开信息不同，企业档案信息对于使用者有限定条件，面临相当严格的保密要求，保证安全性。所以企业在优化档案数字化工作时要重视档案信息的安全与保密，形成健全的保密制度与安全技术保障。企业要完善利用档案信息的保密制度，禁止携带摄像设备、移动通信设备、移动介质等进入档案阅览室等场所；加大对档案信息安全管理的力度，在信息管理系统里标识涉密电子档案的密级，通过安全传输协议传输文件，存储在服务器上的涉密档案信息也要使用加密设备，做好加密处理；依托统一身份认证系统认证进入信息管理系统查阅企业数字化档案用户的身份，保证用户身份的唯一性、合法性以及真实性；控制系统的访问权限，设置访问档案信息管理系统的访问控制策略，控制不同用户利用档案信息的权限，同时严格控制用户阅读、打印或复制加密档案信息，保证档案信息不被非法访问、违法使用，切实保证企业档案信息利用的安全性，从而进一步优化企业档案数字化工作。
三、结语
科技在不断发展和进步，档案数字化是企业的必然选择，企业在新的时代背景下务必要进一步提高对企业档案数字化工作的重视度，积极探索档案数字化工作的新思路、新方法，大力优化档案数字化工作，达到企业档案日常管理与数字化工作的协调统一发展，从而显著提高企业档案管理水平，夯实发展企业的基础。
【参考文献】
[1]于静.公司档案数字化建设的创新探索[J].中国管理信息化，2016（19）：191-192.
[2]顾湘君，武晓磊.大力推进档案数字化管理 加强和改进企业档案管理工作[J].科技与创新，2015（22）：47-48.
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