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充分运用短信通知,做好学院办公室的精细化管

来源:www.37lw.cn 编辑:admin 时间:2017-12-24
 高等学校二级学院办公室承担着学院的人才培养、科学研究、学科建设、人事、物资、经费使用等日常管理工作,是承上启下、协调左右的桥梁和枢纽,也是学院对内对外的窗口。办公室是院领导的参谋和助手,是为学院领导决策和实施决策服务的综合办事机构。它在学院整个工作中具有特殊的地位和作用。在日常工作中,院办与学校各职能部门及学院师生有着广泛的工作联系。办公室的主要职能是围绕高校“人才培养、科学研究、社会服务”的中心工作,做好服务、管理、信息处理、协调和监督等。办公室有党政、教务、科研、研究生教学等管理功能。因此,办公室工作质量和效率,不仅关系着全院各项工作的进程和效果,而且关系着学院的声誉和形象。正确发挥办公室的作用,履行好办公室的职能,具有非常重要的意义。我在学院办公室工作多年,认为充分利用短信通知加强学院办公室的精细化管理,是提高工作效率的好办法。在实践中我的具体做法如下: 
  一、利用QQ、微信等网络平台,充分发挥新媒体的作用。 
  院办有一项重要功能是上传下达,我强调通过QQ、微信等网络平台高效地完成管理工作。我们学院的教职工群和学生教学信息员等很多群都是我建的,我也尽力发挥它们的作用,坚持用短信通知加强各项管理工作。短信管理方便快捷,能很好地保证信息传递的稳定性。我们一直保持着和人事处、教务处、科技处、研究生院等上级各职能部门、兄弟部门,学院领导、老师及学生的密切联系,通过这样精细化的管理,提高工作效率。 
  选择QQ、微信这些新媒体平台作为短信发送主要载体的原因主要是: 
  1.经济实惠,成本较低。除了上网费外,不需要其他任何费用。这对年龄较大平时不用电脑上网的老师或出门在外不便用电脑上网的老师是非常有利的。 
  2.方便快捷,资源共享。QQ群的最主要优势是可以及時上传各类文件的电子稿至共享区域,有需要的群成员只要有网络,随时随地都可以根据通知要求自行下载、查看,不管是文字还是图片资料。比如学院培养方案、教学大纲、教职工联系方式表、毕业展的照片等。 
  3.群体交流,沟通无碍。QQ或微信群的另一大优势是可以实现群成员在一起就一个问题各抒己见,交流思想、看法。偶尔有空的时候,同事们也在群里聊聊生活问题,使大家增进彼此间的了解和情感交流,也是一种休闲放松的方式。另外,群成员可以单独点对点交流。不管是师生之间、同事之间,还是上下级之间,均可以任意交流,互动交流可以由“1对N”、“N对1”、“N对N”等多种方式展开,同时保证一定的私密性。 
  4.稳定安全,记录可查。所有发送的短信及要求对方回复的消息记录都可以通过电脑或手机查看。偶尔有的事情忘记了也没关系,查看历史记录就可以解决问题。 
  二、分门别类,分组管理,尽量减少不同成员之间的互相干扰。 
  如QQ群,我们有和上级职能部门及兄弟部门交流的工作群,如人事工作群、财务管理群、安全信息群、教务管理群、研究生教学秘书群、科研秘书群等。学院内部有全体教职工大群,还有一些小群如院领导及主任群、管理人员群、导师群、学院党员群等。有时候因为一些临时阶段性工作,会根据需要新建学科评估、招生宣传等群。专门针对学生的有教学信息员群、勤工助学群、在职研究生群、全日制研究生年级群等。这样针对不同工作对象,发送不同的短信通知,以免造成对其他无关人员的干扰,影响其他人的工作。有些重要的如绩效工作等通知,为确保每位成员都能收到,可以先在QQ群中发一遍,再通过微信发一遍。一般的消息,如果不是特别重要的,如学校的一些新闻报道等,只在QQ群发送即可。 
  三、字斟句酌,深思熟虑,短信通知应该经过草拟、编辑后再发出。 
  短信通知不是随便发的,要经过思考、编辑后再发出,保证信息传递的准确、到位。传达上级的通知也不能是简单的复制、粘贴,而要经过仔细阅读,领会其精神、要求后再传达。我的电脑中有一个专门的文件夹,就是各类短信通知。文件夹下又有很多个word文档,发给不同对象的短信分别存放在不同的文档中,这其中有发给教师的,有发给本科教学信息员的,有发给研究生的,还有作为班主任发给自己所带班级学生的等。自2009年9月有记录以来,一直到现在一共8年多的时间,大部分通知我都保留着,而且标注了通知发出的日期,这就是我的短信通知记录档案。我的绝大部分通知都是在我的短信通知档案中经过编辑、处理以后再发出去的。在日常工作中,有的时候需要查核往年相关资料,我只要把通知档案打开就一目了然了。我统计了一下,8年多来我发给老师的通知有记录的超过41万字,发给本科生教学信息员的通知约7万字,2014年9月至今3年多时间发给全日制研究生的通知约6万字,2012年9月至今5年发给在职研究生的通知约8000字,4年时间发给我担任班主任的一个班级学生的通知约24000字。这些短信通知凝聚了我的心血,见证了我的付出。辛勤的劳动使我获得了上级职能部门及本院领导、师生对我工作的高度肯定,他们说我是个认真负责、气场强大的好老师。更重要的是,这些付出换来了学院学科建设、教学、科研等各方面管理的井然有序。 
  编写短信通知有几点需要注意: 
  1.通知要短而精。现在不管是老师还是学生,工作、学习节奏都比较快,大家都很忙,所以通知不宜过长。特殊情况遇到很长的通知,可以分几次发送。 
  如开学前的教学检查提醒短信可以这样发:明天就要正式上课了,按照惯例,教务处已安排以王校长为首的校领导检查(全天都有,多批次)。请大家做好充分准备,认真备课,提前搞清上课地点(特别是需要提前拿钥匙的机房、多媒体教室等特殊教室),按时上课,千万不要迟到。良好的开端是成功的一半,祝大家新学期工作顺利。再比如,这是一条期末考试期间发现有作弊状况后发给学生的通知:针对近几天监考中发现的不良现象,特提出警告:再有作弊者一律当堂停考,同时报送学院、学校教务处处理。请每位同学自律,对自己的行为负责,出了事没有后悔药。这条短信言简意赅,语气也比较严厉,能对学生起到震慑作用。
 2.通知不能太短。短信如果太短的话,传达的有效信息太少,影响表达效果。短信该长的时候也要加长。比如期中教学检查的通知,可以用一句话:本学期期中教学检查即将开始,详见教务处网站。但我认为这样的通知太简单了,还是应该提纲挈领地把检查要点提炼一下。我是这样发的:各位老师,根据学校教学工作安排,本学期期中教学检查工作定于第7周至10周(10月10日至11月4日)进行。现将有关事项通知如下:一、检查内容:1.教师教学情况;2.学生听课情况;3.实践教学情况。二、检查的方式和要求:1.以学院自查为主。2.学院要认真开展观摩教学和互相听课工作,要求近三年新上岗的青年教师至少听取同行有经验教师的授课两三节次,并做好记录。请各系及相关教师搞清要求,按规定落实。详情请查阅教务处网站。谢谢!这样的通知有200多字,确实不短,但全是要点,都是干货,不宜再进一步精简。 
  3.视情况要求回复。大部分通知是面对全体老师的,大家知悉即可。但有部分通知是面对特定对象的,安排比较重要的工作,需要对相关事项进行落实,必须要求对方回复。如通知召开党政联席会、专家评审会等。 
  如这一条:各位院领导、学术委员会委员,各系正主任,我院将于明天上午8:30开展2015年引进人才及补充师资考核工作,地点:学院会议室。请准时参加!谢谢,请回复! 
  4.配合使用网站链接。短信通知发送内容相对而言是有限的,但具体的通知详情是不可能完全说清楚的。此时就需要把人事处、教务处、研究生院、科技处等各职能部门网站上的相关通知链接同时发出,以便相关老师一键点击,快速查看详情。 
  比如这条关于开展2016年管理岗位五级及以下职员职级晋升工作的通知:我校2016年晋升五级职员指标不超过5个、六级职员指标不超过10个,七级及以下职员各单位按实际情况进行推荐。晋升条件、程序等详见人事处网站http://renshi.njfu.edu.cn/typenews.asp?id=908请符合晋升条件者按要求提交申请材料,并于下周一下午5:00前交院办。 
  5.通知要有温度。大多数短信通知都是一般性的陈述,没什么吸引力,经常让人感觉干巴巴,缺少亲和力。有的时候要稍微费点心思,动点脑筋,编一些有温度有文采的短信,会有更好的效果。 
  如,2011年年终聚餐前,我给老师们发了这样一条短信:“各位老师,特别提醒:今晚六点我院在南林大厦二楼风和厅举行迎新年聚餐活动,届时请您在入口处领取抽奖券并在券上签名,投进抽奖箱后方可参加抽奖。好酒等你品,好菜等你尝,好礼等你拿。一年一次的欢聚,千万不要錯过!不见不散!”老师们收到这样的短信后都很开心,兴致勃勃地来参加学院活动。有的老师表示大冬天的本来不想大老远从家赶到学校参加聚会的,但因为我的短信具有“煽动力”就坚决地来了。学院也通过这样的活动增强了教职工的凝聚力,达到了预期的目的。由此可见,短信通知的作用确实不可小觑。 
  四、短信通知的分类及其特点、要求和作用。 
  1.单纯的事务性通知。这样的通知一般是布置工作的,是大家应该做、必须做的事。如发给学生的补考、核对学分、选修、重修、考试、比赛、评教、项目申报等通知。此类通知只要讲清楚要点,如时间节点、注意事项即可,也可以稍微加一些补充、提示性语言。 
  如这样一条发给学生的通知:“07级信息员,请通知保研的同学准备参加复试,时间:9月29日,上午9点笔试,下午2:30面试。笔试时请带好绘画工具!地点:学院二楼会议室。谢谢!” 
  2.交流、指导工作类通知。这样的通知一般是告诉大家如何开展工作的。比如,有关工作量核对的问题,因为工作量是分很多部分的,但在实际操作过程中,很多老师不细心核查,造成有些内容没有核对,表格也没有签字,有的选修人数有变化也没修改等,最后结果是全院的核对表无法顺利上交人事处,还要单独一个个另外通知老师重新核对,耽误了时间,造成了麻烦。为了减少类似情况的发生,我发的通知是这样的:各位老师好,请于本月23日(下周五)前来院办核对本学期本科各类课时工作量。核对时请注意包括5个部分:本专科课堂教学、实习课、指导课程设计与大型作业工作量、当量学时固定补贴、其他酬金补贴,每个部分都要签字,不要遗漏。请特别注意查看学时、必修选修、课程类别、基本班数、重复班数、选修人数等。建议在教务处网站上核对过相关信息后再来签字。硕导或有研究生课程的老师请于20号之前来核对。谢谢! 
  指导学生工作的:请各班信息员注意,遇到本班是实习周或全校停课政治学习时间,请你们或班长提前和相关的老师打个招呼。相关老师包括带你们实习的老师,有个别老师可能因为刚工作,不了解相关规定,没有提前做好准备,或因为事情多忙忘了。还有就是给你们上课的其他老师,他们不可能每周都看校历,有时你们连续几周实习,他们也不知道,早晨匆忙赶到教室结果找不着学生,也挺辛苦的。希望大家提前多说几句话,多一些提醒,就会减少很多麻烦。谢谢各位!” 
  3.表扬、祝贺类通知。这样的通知是对工作结果的通报,也是对做得好的成功的老师、同学给予的肯定、褒奖,对学院各项工作向更好的方向发展会起到很好的推动作用。被表扬的师生会获得激励,其他师生也会以他们为榜样奋起直追。此类祝贺通知的发送要及时并充满激情。相关内容包括教师晋升职称、赛课等获奖、科研项目立项、教学质量工程建设项目遴选、导师遴选等。 
  如我曾经拟、发过这样一条通知:“喜报:在2011年省级精品教材建设中,全省高等学校共评出精品教材395部,我校共7部教材获选,我院丁山院长主编的《展示艺术设计》光荣入选。我院侯文军书记的论文《当代大学生创新创新团队建设途径》获2009—2010年度江苏省高校教学管理研究会优秀论文三等奖。另外,2011年江苏高校大学生实践创新训练计划立项项目2938项,我院入选项目为:中国风“交互式”公交站台创新设计研究,花境与彩色树种对城市河道边缘的软化设计研究,南京青奥会文化创意图形设计与应用,主持人分别为冯旭东、文璐,俞菲、马晨亮,刘海琪,指导教师分别为管雪松,张耀、曹磊,杨杰、骆玮。祝贺所有老师和同学!” 
  4.强化感情交流类通知。这种通知不是必须发的,只是老师有感而发,因为比较重感情而发的。话虽这么说,但我认为,此类通知也是必不可少的。它是院办老师和其他师生加强情感交流的有效方式,便于在工作上获得更多更好的支持。 
  如这条发给信息员的通知:“非常感谢一届又一届信息员无私的奉献和帮助,保证了我院正常的教学秩序。大部分同学工作都非常认真、细致,使我这边的管理减少了很多麻烦,在学校也受到上级部门的好评(如上学期的评教,我院参评率高居全校第二位,位居第一位的是一个人数较少的小学院),这在大学院中是难能可贵的。同时希望大家一如既往地支持、协助老师,继续做好教学信息的上传下达、通知落实工作。值此三八节之际,祝信息员中的女生永远青春靓丽,男生英俊潇洒!另一条:一个人静静地在办公室加班,想到你们即将离校,想到我们四年相处的点点滴滴,禁不住一阵伤感……无论你们以后身处何处,祝愿各位同学都有美好的前程!” 
  总之,通过短信通知加强院办各项管理工作既可以直接指挥,又可以间接转达,可以说是管理的法宝。学院院办人员用好短信通知,一定可以把精细化管理工作做得更好,提高工作效率,促进学院各项工作更好地发展。 
  参考文献: 
  [1]陆觉明.高校二级学院办公室主任“五位一体”工作思路探讨[J].办公室业务,2014(10).

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