海外项目物资管理总结

一、引言

物资是企业施工效率发挥良好的前提，无论从质量、效率、规模还是管理的科学有效性等角度，都将会影响企业的实际效益，更是企业综合实力的直观体现和竞投标工作的必要保障，因此设备物资管理是生产经营管理活动的关键环节之一。海外工程项目的设备物资管理，是为满足工程项目实际需要，对海外工程项目实施过程中所需各种物资的采购、储备、使用等环节进行部署计划、组织调控，同时又由于海外工程项目有其自身特殊性，在设备物资管理过程中增加了对外采购、货代选择、进出口报关、海运及出口退税等相关工作环节，使得海外工程项目设备物资管理工作难度加大。因此，科学合理规划采购、盘存、调配使用物资，确保工程施工期间设备物资供应充足，同时降低消耗、节约成本，确保工程项目高效展开，以提高企业经济效益。

二、海外项目物资管理特点及难点

1. 海外项目物资管理特点

海外项目物资管理工作相比较国内项目物资管理工作有如下特点：

（1）海外项目基本为自主施工加专业分包模式下的物资管理。

（2）海外项目物资组织模式一般为跨国采购结合所在国当地采购。

（3）跨国采购备货周期较长，海外项目需设置物资安全库存。

（4）海外项目根据所在国采用的建筑标准不同，工程材料的质量标准也不尽相同，主要有美标、国标及所在国标准等。这对物资管理提出了新要求。

2. 海外项目物资管理难点

海外项目物资管理受人员、资源、海运等因素影响，具体有如下难点：

（1）有经验的物资专业管理人员不足，导致管理工作难。

（2）大多数海外项目所在国家工业生产能力落后，工业产成品型工程材料资源少，跨国采购备货周期较长，导致货物组织难。

（3）海外项目自主施工加专业分包模式下的物资现场管理难。

（4）海外项目受当地文化风俗、语言等影响，熟悉摸清市场资源及社会关系难。

三、海外项目物资管理部门设置及管理体系建设海外物资管理需设置合理的部门岗位及建立良好的管理体系，具体为：

1. 部门岗位设置

海外项目需设置4 个岗位（小项目的各岗位可兼任），且考虑到休假等因素，相关岗位人员要实现同岗位A、B 角均可担当。

（1）物资主管，全面负责物资管理工作、国内业务对接工作、清关工作、主要材料的审核结算工作、成本核销工作及总材料成本的掌控和分析工作。

（2）内业员，负责项目部日常内业资料管理，计划统计上报，各类台账及管理报表整理上报等。

（3）采购员，负责当地物资的日常采购业务，协助进行市场及价格信息的考察和收集，协助负责清关工作，负责其他对外工作。

（4）保管员，负责收发料、物资盘点工作；负责库存管理工作及验收记录、领用记录的填写整理。

2. 管理体系建设

（1）收集与物资管理工作相关的法律法规文件、部门有效文件等资料，以电子版及纸质文件的形式归档。

（2）建立物资管理制度，一般需包含《海外事业部代购业务流程》《物资计划、采购、运输、现场管理规定》《劳保用品管理规定》《废旧物资管理规定》《小型机具、工具管理规定》5 个文件，具体可参照项目实际进行调整。

四、物资计划

1. 物资采购计划

物资采购计划由物资部门根据物资需求计划及现有库存量编制，根据具体到货时间、标准及规格要求、国内及当地和第三国询比价而具体分为国内、第三国物资集中采购计划，当地物资采购计划。具体如下：

（1）国内、第三国物资集中采购计划。海外项目部各科室需至少提前3 个月提交国内、第三国物资需求计划，由项目经理或生产经理主持召开计划会，根据现有库存量确定采购计划内容后由物资部门编制国内、第三国物资集中采购计划并经项目经理审批后执行。采购计划要考虑一定的富余量。

（2）当地物资采购计划。海外项目部物资部门根据需求计划编制当地物资采购计划。

（3）物资采购计划审批。物资采购计划由物资部门编制，由物资部门主管、物资部门分管经理审核后经项目部经理审批方可进行采购。应急物资没有采购计划且需紧急办理采购的，需口头经过项目部经理同意后方可执行。

（4）物资采购计划编号、归档。物资采购计划按照“XX 项目部-XX 项目-XX 年度-XX 月-XX 序号”的格式编制，执行完物资采购计划后按照时间进行归档。

2. 物资需求计划

物资需求计划是项目部各科室根据生产的需求而编制的需求计划，物资需求计划是计划需求人领用物资的依据。

（1）国内、第三国物资需求计划。物资需求人需根据生产需求，结合国内货物组织周期提前提交国内、第三国物资需求计划。

（2）当地物资需求计划。物资需求人需根据生产需要定期提供。

（3）物资需求计划编制及要求。物资需求计划由需求人编制，第一联由物资部门保管、第二联由需求人保管、第三联交由库房作为领料凭证。编制的具体要求如下：

技术质量要求：应注明材料名称、规格型号、图纸要求、材质、数量和尺寸要求等；

组织供应要求：应注明需求时间、次序、地点；

其他要求：如产品服务、使用代用方法及施工工艺等。

（4）物资需求计划审批。物资需求计划需要经科室主管、分管经理审核后经项目部经理审批方可提交物资部门执行领用，应急需求没有需求计划且需紧急领用的，需口头经过项目部经理同意后方可执行，并补签物资需求计划。

（5）物资需求计划归档。物资部门每月整理物资需求计划后进行归档保管。

五、物资现场管理

1. 管理要求

（1）施工现场仓库的选址，应满足便利、安全、环保等条件，远离污染和易燃、易爆、腐蚀、燃气体和粉尘区；施工现场存放物资应选择交通运输方便的场地，地面应平坦、坚实、防潮，混凝土用砂、石料的存放场地应进行硬化处理。

（2）库区应布置合理，方便搬运作业，尽量减少二次倒运，符合公司文明工地管理要求。

（3）进入施工现场的大宗材料、周转材料要按照施工现场平面图布置的要求，分品种、规格堆放整齐，标识清晰、准确，布局合理，分类存放。

2. 物资验收

（1）物资验收总体要求

①物资到达现场后，应及时办理验收手续。

②验收时应收齐货运单、发票、质量证明书等相关凭证。

③验收应有检测明细记录。

④入库物资应数量完整，质量合格，型号、规格相符。

⑤物资名称、规格、计量单位标准化（按国家或项目所在国标准规定产品名称和计量单位）。

⑥三不验收：凭证手续不全不收、规格数量不符不收、质量不合格不收。

⑦在验收中发现有问题的物资应单独存放并标识，及时通知供货方进行处理并做好相应的记录。

⑧需要对原材料进行复验的，材料进场后应及时通知质检部门并配合抽样，未出具复验报告前，对实物进行标识，严禁未检验就投入使用。

（2）国内采购物资验收分为国内验收部分及现场验收部分

①验收地点参照货物种类不同及合同约定的不同分为：厂家验货（大宗重要物资）、发货港场站验货（普通物资等）。

②验收方式主要分为检尺验收、检重验收。检尺验收主要检验货物的尺寸、规格型号、数量及货物包装的方式、尺寸等是否符合要求；检重验收主要验收货物的实际重量跟理论重量的误差是否合理。

③验收内容主要包含清点货物数量（重量）、规格型号、尺寸、外观包装等是否符合计划、海运及现场的要求。

六、物资成本管控

物资成本管控目标要做到量价双控。量控主要为控制消耗及采购量，价控主要为控制采购单价。

1. 控制采购单价首要原则为采购到场单价不得高于中标单价（标后预算单价）。海外项目所需物资主要由工程物资、施工物资等组成。对于要求标准高且严格的工程物资建议当地或由第三国进行采购；对于施工物资建议由国内成批量采购，因为该项物资并无当地的标准要求，且国内采购的物资价格低，质量相对稳定且实用。

（1）工程物资采购降本措施

①条件允许可以采取联合其他中资企业“ 团购”的方式降低采购成本。如牙买加南北公路项目期间，联合其他标段中资企业对当地的钢筋、水泥进行“团购”谈价议价，用“团购”的数量优势大大降低了采购成本。

②不断考察市场，摸清价格信息，多次谈价议价，降低采购单价。如牙买加南北公路项目期间，经过与当地水泥厂多次艰难的谈价议价，将采购成本降到全标段最低。

③利用国际贸易税务优惠政策组织国内或第三国采购，大大降低采购成本。如牙买加南北公路房建项目期间，国内采购的装饰装修材料均利用免关税的优惠政策大大降低了采购成本。

（2）施工物资采购降本措施

施工物资不需报验报批等环节，对质量及标准的要求相对宽松，国标即可满足要求。因此此类物资尽量成批量从国内采购运至海外项目现场。目前海外各项目大都按此操作，降本效果明显。

2. 量控首要原则为消耗使用数量不得高于中标数量（标后预算数量）。对于工程物资的消耗控制要精确严格，严格按照中标数量（标后预算数量）定期组织核算，不断更正、优化损耗系数，确保消耗可控。对于施工物资，加强现场及领用环节的管理，减少浪费，确保消耗可控。

七、物资账套信息化介绍

海外各项目物资账套方式各不同，有用友单机版账套管理软件，用友云服务网页版账套管理软件，还有的项目采用excel 进行账套录入和管理工作。现就各方的特点进行说明。

1. excel 版账套。该账套为纯手工录入，统计繁琐易出错，且跨月度、季度、年度统计性不强，往往耗时耗力且准确度不高。建议逐步取消该类账套录入方式。

2. 用友单机版账套。该账套统计性强，准确性高，方便快捷，采购价格低，但是只能单人进行单机操作，无法满足多项目远距离同时在线操作。目前牙买加项目部所用即为该款账套。

3. 用友云服务网页版账套。该账套统计性强，准确性高，可多人同时在线操作，方便快捷，但是采购价格较高，对网络要求较高。目前智利区域项目部所用即为该款账套。

八、结语

综上所述，全球化背景下，国内企业践行“走出去”发展战略，国际竞争力日益增强，提高海外工程项目物资管理水平对企业长足发展具有十分重要的意义。因此，物资管理要紧跟海外工程项目发展需要，落实责任制度，规范采购程序，强化管理人员专业素质，落实好计划、采购、运输、清关、库存和使用等环节的管理工作，并结合海外工程项目施工过程中出现的新问题采取多种策略进行处理应对，确保工程质量的同时，实现企业经济效益最大化。

参考文献：

[1] 江剑峰. 国际工程设备物资管理经验[J]. 云南科技管理，2011（4）:131-132.

[2] 宋金刚. 海外工程项目设备物资采购管理模式[J]. 业界，2015（5）：67-69.

[3] 赵玉峰. 海外工程项目物资管理的问题分析及改进措施[J]. 经营管理者，2015（6）：77.