高校财务管理信息化建设

1 地方高校财务管理信息化建设的现状

地方高校的财务管理系统大多使用中大友财、天津神州浩天等财务管理系统，是基于Ｉｎｔｅｒｎｅｔ的Ｂ／Ｓ计算模式的财务软件，基本包括了预算管理子系统、结算中心子系统、账务处理子系统、财务分析子系统、工资管理子系统、学生收费子系统。同时，建立了财务信息化网络平台系统，包括教师工资查询，学生缴费查询、科研经费管理、校园一卡通管理、网络报销、财务微信公众号等。此外，为了方便处理和保管财务信息，加大各部门对数据、信息的共享与使用，大部分地方高校建立了中心数据库，也就是数据中心。中心数据库实质是一个全校各部门重要信息集成的大平台，这个平台可合理保管数据，存放业务信息，供各部门实时上传本部门数据于平台进行整合，形成公共信息资源。在Ｂ／Ｓ架构下，学校的财务系统可以在任何地方进行操作而不用安装任何专门的软件，只要有一台能上网的电脑就能使用，客户端可达到零维护，同时，在此架构下，系统的扩展容易，只要网络环境良好，系统管理员能用分配到的用户名和密码登录操作，甚至可以在线申请，通过安全认证后，有时不需要人的参与，每个人可以使用系统分配的账号进入系统。

2 地方高校财务管理信息化建设中存在的问题

2.1 财务决策支持系统不完善

目前，大部分地方高校的财务决策支持系统均实现了财务信息网络查询功能，但是缺乏项目预算和决策支持功能，因为财务决策系统需要数据库适时更新的数据和系统总控调控功能的支撑，因此，项目的预算方案、财务预算编制不能由系统生成，只能依靠财务决策人员人工输入数据编制，这样难免会因为工作量较多而造成财务预算方案上某些数据的运算出错，并且即使财务人员编制出了财务预算报告，但是却不能保证其运用的模型是否适合此项目的发展，其不稳定性给决策带来诸多困难。

2.2 网络报销程序存在不足

目前，虽然学校的报销程序都是利用电脑网络系统处理，但是还需要工作人员对报销数目进行输入、核算等；不少地方高校的网络报销窗口普遍存在如下问题。

2.2.１ 凭证反映的信息内容不完全

完整的会计凭证可以反映经济业务的过程，包括：经费号、摘要内容、报账金额、相关人员签名、附件等。在系统录入凭证摘要等信息时，由于采用在下拉框中选择可选择的模版信息，导致信息比较趋同、模糊，不能很好体现经济业务的原貌，不利于以后的记账和查账。另外，某些财务数据在共享方面存在缺陷，某些部门财务数据的接收窗口不稳定，某些报销信息得不到完整的审核，不能得到有关部门的批准认定，因此，报销人员在使用网络报销窗口报销时，数据的输入和金额的指标审核不能得到很好的保证，容易导致项目资金表中数目错乱，年终审核的项目预算额与实际发生额不相称，项目的资金审批额界限模糊。

２．2.2 报销审批未完全网络化

尽管网络预约报销可充分减少报销人员的报销时间，但是一些项目的审批需要领导的审核批准。而报销窗口还未实现网络审批，某些项目经费的报销还得经过相关领导的审批后才可进行网上报销，而且审批人有时还不止一位，加上学校领导的工作较多，出差开会是常态，造成了项目报销的延迟。此外，各部门同时在同一网络平台报销窗口，在报账高峰期往往因为网络塞车而造成页面丢失，因此，网络报销在时间和空间上受到限制，对部门和相关人员的工作积极性有一定影响。

2.3 财务分析系统缺乏专家知识库

高校财务分析系统中的专家知识库是基于财务领域专家知识的库存，采用基于知识工程师的知识获取方式，每两到三个月进行知识库更新，不断循环、持续反馈，以问答方式进行问题输入或语音问答，系统根据输入的关键词搜寻可用知识，如果系统在匹配答案时冲突，则调用网络中可用的策略显现。

财务部门日常的业务分为一般业务和特殊业务，在面对一些较为特殊的业务时，由于学校财务分析系统中缺少专家知识库的帮助，缺乏一些专家领域的工作鉴定，加上财务人员的业务能力参差不齐，往往因为理解不到位而不能保证其业务处理的准确性，而一旦前期的工作出现错误，后期的项目进度也难以推进，比如：在输入记账凭证科目、金额等出错时，后面的明细账、总账、报表等金额、科目也出错，导致后期的人工错误查账会耗费大量的时间和精力。

2.4 项目经费管理未实现信息共享

地方高校的经费来源除财政拨款、学生缴费外，还有很大一部分来自于社会捐赠、产学研合作及商业运作开发等等。而这些来源的经费主要以科研项目的形式存在，由科研管理部门负责科研项目管理及费用控制。虽然学校已经建立项目经费查询平台，但是项目的详细介绍和科研进度、成果类别、等级及应用等具体情况只有研究团队和科研部门掌握，非科研人员包括财会人员并不能详细了解，这不利于对科研经费使用的监控，造成经费使用不合理的情况时有发生。另外，学校的项目经费系统不能保存尚未立项的信息，这些未被立项的项目信息有的未被保存、有的则保留在科研处，所以，不能供他人学习一些失败的先例，无法从中积累经验。还有，科研系统与财务系统没有实现关联，各部门所需信息需登录财务系统和科研系统进行分别操作，信息未实现共享。

2.5 电子发票尚未进入学院的财务核算

随着信息技术的发展，电子发票逐步代替纸质发票。然而，目前大部分地方高校的财务管理信息化系统都暂时还不能兼容电子发票的处理，财务软件尚未支持电子发票的传送和审核，网络报销平台中涉及报销的技术也仍在不断改进，各部门尚未有较完整的信息系统，而财务部门与其他部门之间的信息传送端口的弊端也未得到解决，因此，电子发票的财务核算工作无法进行。

2.6 信息安全存在隐患

信息安全是地方高校财务信息化建设的重要保证。随着网络技术的发展，许多恶意的代码、木马或黑客借助系统的漏洞进入高校内网系统，使安全保护系统瘫痪，导致各部门之间的数据传输端口缓慢甚至数据丢失、被盗；另外，地方高校的财务系统缺少多级认证功能，每个人只要拥有用户所需的账号、密码就可以登录该财务系统，使拥有系统登录账号者即可登录财务系统对项目支付金额、项目审批等进行改动，造成财务管理风险增大。此外，基于Ｂ／Ｓ架构下的财务系统，其响应速度较慢，提交页面加载数据时有延迟，这直接影响了财务人员对数据的输入、记录和保管的效率，同时，这种信息的不完整、不准确也影响了自动生成的财务报表的准确性，导致财务监管失效。

3 改进地方高校财务管理信息化系统的对策

3.1 开发“数据挖掘”功能，完善财务决策支持系统

“数据挖掘”是数据库研究的新领域，所挖掘的知识能够用于信息、管理、预算等，可以在短时间内为人们的预算、管理提供有价值的信息。 “数据挖掘”是在财务决策支持系统里安插数据挖掘工具和查询报表工具的快捷键，定期对数据仓库里的数据模型更新，当财务人员需要做相关财务预算工作时，财务人员可登录“数据挖掘”平台，将需要体现在财务预算报表中的科目输入搜索栏内，系统会准备好数据，其中数据准备的工作包括：数据的选择、探索、修正等；在系统显现出财务人员所需要的数据后，如果确认无误，系统会选取挖掘工具提供的算法用于准备好的数据，生成一个最佳模型；紧接着，财务人员可对模型进行试验，直至测验满意为止；如果把模型确定好后，财务人员可在模型中选取所需要的财务数据，使用“查询报表工具”的功能，自动在Eｘｃｅｌ表中生成预定义财务报表，实现从虚拟到现实的转换。另外，该平台还可以预测一项投资的未来收益，为学院的项目发展提供重要的数据参考。

3.2 完善网络报销平台

首先，应对报销信息输入栏设置自由选择输入功能，以便在遇到特殊业务时可以人工输入信息而非下拉框选择，可减少样式、内容统一带来的不便；为了减少新进的财务人员因工作生疏而造成的信息内容录入不全面，财务部门应提供具体的财务报销指南和报销流程文件，供大家下载学习，按图示完成报销工作。另外，应保证每个部门的办公软件版本相同、浏览器版本相同、数据链接端口相同等，特别是用于打开财务数据的Eｘｃｅｌ版本，避免出现因版本不同而使某些公式、格式显示出错。

其次，为了确实解决报销审批时间和空间上的限制，建议在报销平台中推出“数字签名”的功能。所谓的“数字签名”也就是学院中每位负责项目的领导人在系统内部预留一个邮箱和手机号码，作为文件传输和通知的媒介；当项目负责人需要对项目涉及的金额进行报销时，只需登录报销平台输入报销信息后，点开“数字签名”的功能，对需要报销审批的领导名字进行输入，平台就会将负责人填写的报销信息发送至领导人预备的邮箱，并以短信告知领导人有需要审批的报销单；负责审批的领导人只需登录自己预留的邮箱，在审核完报销信息无误后，勾选同意的链接后即批准完毕；如果报销信息有误，项目领导则点击退回的链接，项目负责人就会收到重新审核的短信通知。

3.3 增加“专家检测”数据库

高校的财务管理系统应引进智能分析系统，才能更好地保证财务部门的工作能够高效、准确地完成。因此，建议地方高校建立“专家检测”数据库。这个系统是一个专门储存专业知识、技巧等的知识库，不仅涵盖了平时每项较为普遍的工作质量检测标准，还包含许多特殊的在其他高校出现过的工作解决方案以及网络链接，需要学院网络部门配合财务部门定期更新数据库中的信息，并交由技术部门进行功能测试，确保系统的正常运行。这个系统在财务部门的每个工作平台里设定了自动检测功能，在工作人员输入每一项信息时，如果正确，则该栏旁边会显示“正确”字符，但如果输入的该栏信息有误，在此栏旁会显示一些推荐方案。

3.4 建立数据交换平台，实现信息共享

学校已建立的项目经费系统平台中可增加项目案例和项目成果数据库。项目案例数据库供使用者根据需要自行下载某些项目的文本，以便学习总结。项目成果数据库保存学校科研项目最终形成的期刊论文、学术专著等正式的成果信息。另外，为了实现部门项目经费的信息共享，学校可在财务处建立一个数据交换平台的链接端口，此平台不仅可用于公布各部门近期项目发展动态进展，还包含了各部门专属的数据传输通道，而各部门都各自拥有一个专属的登录账号和密码供本部门成员共同使用；数据交换平台内部采用实时交换和批量交换的两种方式：实时数据交换适用于传输实时性高、需求快的数据，要求接受库和传输库两个数据库之间有良好的网络、通信机制和数据传输通道；批量传输主要运用于需求量大的数据传输，对数据的实时性要求不高，比如在科研项目完成后需要传输的大量费用使用详情；两种数据传输方式都支持Word、Excel等办公文件格式，可多个文件同时传输；为了避免因数据实时交换而引起的数据混乱、系统非正常运行，数据交换的操作需要人工触发，确保传输和接受同步。

3.5 建立电子发票的管理制度和核算系统

电子发票的应用是推进无纸化办公核算的重点之一，是大势所趋。因此，地方高校应尽快制订电子发票的具体管理制度和实施细则，让电子发票的会计核算和财务管理有据可依，有章可循。而电子发票的财务核算系统的建立，需要在学校财务处的网站上专门设立一个数据传输端口，用于接受或传送电子发票，让专管人员查收电子发票并进行电子发票的后台核算。 此外，学校应建立网络实名制的管理，在电子发票系统中设置身份验证链接，该链接是专用于检验电子发票数据信息的真实性、准确性的，让电子信息的安全得到较大的保障。

3.6 提高财务信息安全系数

一方面，要对防火墙、个人登录认证等功能进一步完善。对于学校的财务管理系统和局域网等以校园内网为基础的系统平台，学校应加强维护，定期对学校现有的防火墙、杀毒软件等系统、软件进行检测和排查，保证系统的运行有一个良好的网络环境。而对于用户登录财务信息系统平台时，除采用账号和密码外，建议增设手机短信认证功能，这样方可充分保证账号登录人为本人操作。

另一方面，要对财务数据进行实时数据备份，并强化网络数据的接收窗口。财务部门应自备移动硬盘，对财务数据、文件等进行实时复制备份，以防在电脑系统故障或网络不可用时，使财务数据处理、分析、审核出现中断丢失等问题，有条件的地方高校，应有另一台服务器对财务数据进行备份，确保财务数据的安全。 此外，还要加强对内网数据传输端口的检测、升级和监督，尽力保证文件和数据的传输能够完整无误。

随着现代网络信息技术和通信技术的快速发展，高校的财务管理信息化建设无论内容还是形式，都从单一走向丰富，从过去的信息孤岛到现今的资源共享，财务管理水平和综合信息管理能力都得到了大幅的提升。而地方高校财务信息化建设是我国高校信息化建设的一个重要组成部分，如何充分利用数字化时代给学校带来的机遇、有效配置财务资源、促进自身的信息化建设快速发展，是所有地方高校面临的时代课题。

主要参考文献

［１］史张宇．信息化建设在高等学校财务管理工作中的应用思考［Ｊ］．时代金融，２０１６（２７）.

［2］王文彬．地方高校财务管理信息化平台建设探讨［Ｊ］．新经济，２０１６（２０）：94-95.

［3］王娜．高校内部财务数据共享问题研究［Ｊ］．教育财会研究，２０１６，27（3）：76-80.